Privacyverklaring

Kwintz BV

Kwintz BV en gebruik c.q. vastlegging van persoonsgegevens (AVG - Algemene verordening gegevensbescherming - GDPR)

Wanneer u gebruikt maakt van een contactformulier, of een bestelling plaatst op één van onze websites, ontvangen wij gegevens van u. Wij verzamelen en verwerken deze persoonsgegevens niet, tenzij u om een reactie, voorstel of offerte vraagt, of een bestelling bij ons plaatst.

Dit document is om vast te leggen welke persoonsgegevens wij over u verzamelen, hoe wij deze verzamelen, waar wij deze voor gebruiken en welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Wanneer we het hier hebben over één van onze website, webwinkels, merken of bedrijven, of de woorden 'wij', 'ons' of 'onze' gebruiken, bedoelen we Kwintz BV, één van haar bedrijven en/of onze partners. Kwintz BV is de entiteit die verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

1 Persoonlijke gegevens - wat we verzamelen en wat doen wij met uw gegevens

1.1 Persoonlijke informatie

Wanneer u gebruikt maakt van een contactformulier en daarbij vraagt om een reactie, voorstel offerte, of wanneer u een bestelling plaatst worden uw gegevens door u aan ons bekend gemaakt en gebruiken wij deze voor de invulling van uw verzoek. Welke gegevens wij vastleggen is afhankelijk van uw verzoek en ook de verwerking/vastlegging daarvan is verschillend.

1.1.1 Persoonlijke informatie via ons contactformulier

In geval van het invullen van één van onze contactformulieren wordt u de volgende persoonlijke informatie/gegevens gevraagd: Naam* (soms opgesplitst in Voornaam* + Achternaam*) Bedrijfsnaam* E-mail* Telefoonnummer* adres* Postcode + Plaats* (soms opgesplitst in Postcode* + Plaats*) BTW-nummer De met een (*) aangegeven velden zijn daarbij verplicht. En zijn nodig omdat wij deze gegevens nodig hebben om u van dienst te kunnen zijn.

Er wordt door ons ook om andere informatie gevraagd, deze is echter niet persoonlijk heeft heeft over het algemeen betrekking op de omschrijving en/of specificaties van één of meer van onze producten.

Al onze websites worden gehost op servers die zijn voorzien van een beveiliging door middel van een SLL-certificaat (https). En al ons mailverkeer wordt volledig verwerkt op het professionele G-suite platform van Google. Een platform dat én een organisatie die volledig werkt volgens de door de AVG vastgestelde en verplichte normen.

In het geval van een reactie of vraag worden uw gegevens niet verder vastgelegd dan dat uw mailbericht én ons antwoord en de mogelijk daaruit voortkomende verdere correspondentie op onze (Google) mailservers worden opgeslagen.

In het geval van een verzoek om offerte worden uw gegevens gebruikt om deze offerte op te stellen. Daarin wordt ook een deel van de ons ter beschikking gestelde persoonlijk gegevens gebruikt en dus vastgelegd: Naam* (soms opgesplitst in Voornaam* + Achternaam*) Bedrijfsnaam* E-mail* Telefoonnummer* adres* Postcode + Plaats* (soms opgesplitst in Postcode* + Plaats*)

Deze gegevens wordt hetzij in een mailtekst, hetzij eerst digitaal en daarna schriftelijk (zwart op wit) of in een grafisch voorstel vastgelegd en aan u voorgelegd. Als deze informatie (met uitzondering van de fysieke exemplaren = zwart op wit) worden vastgelegd en bewaard op onze bedrijfsservers. Ook deze worden geheel ‘in de cloud’ beheerd op het G-suite platform van Google en zijn daarmee beschermd volgens de door de AVG gestelde regels.

1.1.2 Persoonlijke informatie via bestellingen

In geval van het bestellen via één van onze webshops wordt u de volgende persoonlijke informatie gevraagd: Naam* (soms opgesplitst in Voornaam* + Achternaam*) Bedrijfsnaam* E-mail* Telefoonnummer* adres* Postcode + Plaats* (soms opgesplitst in Postcode* + Plaats*) Land BTW-nummer De met een (*) aangegeven velden zijn daarbij verplicht. En zijn nodig omdat wij deze gegevens gebruiken om uw bestelling in behandeling te kunnen nemen en te verwerken.

Ook in dit geval geldt dat: al onze websites worden gehost op servers die zijn voorzien van een beveiliging door middel van een SLL-certificaat (https). En al ons mailverkeer wordt volledig verwerkt op het professionele platform G-suite van Google. Een platform dat én organisatie die volledig werkt volgens de door de AVG vastgestelde en verplichte normen.

1.1.3 Toegang tot uw persoonlijke gegevens (zie ook artikel 7)

De medewerkers van Kwintz hebben in verschillende hoedanigheid toegang tot de hierboven genoemde gegevens. Die toegang is alleen mogelijk door middel van het inloggen op de diverse online platforms. Dit inloggen gebeurt altijd doormiddel van een persoonlijke gebruikersnaam en een persoonlijk wachtwoord. Deze inloggegevens zijn voor iedere medewerker anders en deze wachtwoorden worden regelmatig aangepast.

1.1.4 Voor welke doeleinden gebruiken wij uw (persoons)gegevens?

Wij zullen de informatie die u aan ons verstrekt gebruiken om:
uw vragen te beantwoorden en gerelateerde klantenservice te bieden;
contact met u op te nemen;
u eventueel onze nieuwsbrieven te sturen;
ons bezig te houden met verschillende interne bedrijfsdoeleinden, zoals gegevensanalyse, audits, fraudemonitoring en -preventie, het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten, het verbeteren of aanpassen van onze websites/webshops of onze diensten, waaronder het identificeren van gebruikerstrends, het bepalen van de doeltreffendheid van onze promotionele campagnes en het uitvoeren en uitbreiden van onze bedrijfsactiviteiten;
te voldoen aan de juridische vereisten en procedures, verzoeken van openbare en overheidsinstanties, relevante branchenormen en ons interne beleid;
de activiteiten van ons bedrijf of die van onze aangesloten bedrijven te beschermen;
onze rechten, privacy, veiligheid of eigendom en/of die/dat van onze aangesloten bedrijven, u of anderen te beschermen;
ons in staat te stellen de beschikbare rechtsmiddelen aan te wenden of eventuele schade die we kunnen oplopen te beperken;
onze diensten aan u aan te bieden;

1.1.5 Op welke rechtsgrond verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij moeten uw persoonsgegevens verwerken om:
ons contract met u uit te voeren (zie artikel 6.1.b van de AVG);
te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (zie artikel 6.1.c van de AVG) en een online reviewplatform te beheren in overeenstemming met, bijvoorbeeld, de richtlijn betreffende oneerlijke handelspraktijken, de ICPEN-richtlijnen voor onlinereviews en goedkeuringen, de richtlijn consumentenbescherming tegen oneerlijke handelspraktijken 2008, de richtsnoeren van de mededingings- en marktautoriteit over online reviews en goedkeuringen, de Deense richtlijnen van de ombudsman voor de publicatie van gebruikersreviews, de Deense wet op de marketingpraktijken, enz.;
onze eigen legitieme zakelijke belangen na te streven met betrekking tot het gebruik van de website en het leveren van onze diensten aan u, of om de legitieme belangen van derden na te streven zolang uw belangen en fundamentele rechten die belangen niet teniet doen (zie artikel 6.1.f van de AVG );
voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van juridische claims, indien nodig (zie artikel 9.2.f van de AVG).
Sommige van deze redenen voor het verwerken van uw persoonsgegevens overlappen elkaar, dus er kunnen verschillende redenen zijn waarom wij uw persoonsgegevens verwerken. In die beperkte omstandigheden waarin u ons uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven om uw persoonsgegevens te verwerken (zie artikel 6.1.a van de AVG), bijvoorbeeld wanneer u zich abonneert op onze nieuwsbrieven, bent u te allen tijde vrij om uw toestemming in te trekken. Houd er echter rekening mee dat we het recht kunnen hebben om verder te gaan met het verwerken van uw gegevens als dit kan worden gerechtvaardigd op één van de andere hierboven genoemde rechtsgrondslagen. U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of ons vragen om de verwerking te beperken. Zie hieronder, onder 13, voor meer informatie. Als u meer informatie wilt over onze rechtsgrond voor het verwerken van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming [Data Protection Officer (DPO)] - zie 14 hieronder.

1.1.6 Bewaren van uw persoonlijke gegevens

Uw bestelling en de administratie daarvan dienen wij minimaal 7 jaar te bewaren i.v.m. de wet- en regelgeving van de Nederlandse Belastingdienst. Onze administratie maakt daarbij gebruik van twee platforms: Informer (boekhoudsoftware) en factuursturen.nl (online facturatieprogramma). In beide gevallen vindt dit gebruik geheel ‘in de cloud’ en dus online plaats op servers die voorzien zijn van een SSL-certificaat. Zowel Informer Account als factuursturen.nl zijn platforms die geheel volgens de door de AGV gestelde eisen werken.

1.2 Uw IP-adres, browserinstellingen en locatie

Wij leggen deze informatie niet actief vast. Daar waar deze informatie vastgelegd wordt door één van onze partners, dan gebeurt dat altijd volgens de normen van de AVG.

1.3 Cookies

Wij geen gebruik van cookies. Daar waar cookies gebruikt worden door één van onze partners, dan gebeurt dat altijd volgens de normen van de AVG.

1.4 Nieuwsbrieven en gegroepeerde e-mails

Wij verzamelen de informatie die u ons verstrekt wanneer u zich inschrijft om onze nieuwsbrieven, gegroepeerde e-mails of soortgelijke communicatie te ontvangen (wij verzamelen uw e-mailadres en nieuwsbriefvoorkeuren). Als u onze nieuwsbrieven, gegroepeerde e-mails of soortgelijke communicaties niet meer wilt ontvangen, kunt u zich altijd afmelden door gebruik te maken van de opt-out functie in onze berichten.

2 Verantwoordelijke voor uw informatie

2.1 Informatie waarvoor wij de verantwoordelijke zijn

Wij zijn de verantwoordelijke van de persoonlijke gegevens wanneer u gebruikt maakt van een contactformulier, of een bestelling plaatst op één van onze websites. De gegevensbeschermingswetgeving van Nederland is van toepassing op onze verzameling van uw gegevens.

2.2 Informatie waarvoor u de verantwoordelijke bent

U bent de verantwoordelijke voor de inhoud die u vrijwillig vrijgeeft op onze websites/webshops.

3 Verwerkers van en overdracht van persoonlijke informatie buiten de EU

Wij gebruiken (deels) externe bedrijven voor de technische uitvoering van de website/webshops en onze diensten. Deze bedrijven zijn bewerkers voor de persoonsgegevens waarvoor wij de verantwoordelijke zijn. Door deze policy te aanvaarden, gaat u ermee akkoord dat we toestaan dat de gegevens waarvoor u de verantwoordelijke bent ook worden verwerkt door deze verwerkers. We hebben gegevensverwerkingsovereenkomsten gesloten met de verwerkers en uit deze overeenkomsten volgt dat ze uitsluitend in overeenstemming met onze instructies moeten handelen. Door deze policy te aanvaarden, geeft u ons de toestemming om instructies te geven aan de verwerkers om gegevens te verwerken in overeenstemming met de policy en ten behoeve van het gebruikmaken van onze websites/webshops. De bewerkers hebben alle redelijke technische en organisatorische maatregelen genomen om te voorkomen dat de informatie onopzettelijk of illegaal wordt vernietigd, verloren raakt of wordt aangetast en om te voorkomen dat de informatie wordt bekendgemaakt aan onbevoegde personen, misbruikt wordt of op andere manieren wordt verwerkt in strijd met gegevensbeschermingswetgeving. Op uw verzoek - en mogelijk in ruil voor een vergoeding tegen de toepasselijke uurtarieven van de bewerkers, die te allen tijde gelden voor dergelijk werk - dienen de bewerkers u voldoende informatie te verstrekken om aan te tonen dat de bovengenoemde technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen zijn getroffen. Sommige van deze bewerkers en derden diensten bevinden zich buiten de Europese Unie, zoals de Verenigde Staten. U geeft ons toestemming om bewerkers te gebruiken in onbeveiligde derde landen, op voorwaarde dat er een juridisch kader bestaat dat de overdracht van uw persoonsgegevens regelt en een adequate bescherming hiervoor biedt, bijvoorbeeld inden de verwerker onderdeel is van het EU-VS Privacy Shield framework.

4 Gegevensbewaring

Wij bewaren de persoonlijke gegevens en andere gegevens die u verstrekt, zolang u (potentiële) klant bent of indien nodig om u onze diensten aan u te leveren.

5 Beveiligingsmaatregelen

Wij nemen alle redelijke organisatorische, technische en administratieve maatregelen om uw persoonlijke informatie te beschermen binnen onze organisatie en we controleren ons systeem regelmatig op kwetsbaarheden. Echter, aangezien het internet geen 100% veilige omgeving is, kunnen we de veiligheid van de informatie die u aan ons overdraagt niet verzekeren of garanderen. E-mails verstuurd via onze websites zijn mogelijk niet gecodeerd en daarom adviseren wij u om geen vertrouwelijke informatie op te nemen in uw e-mails naar ons.

6 Rechten

U hebt met name het onvoorwaardelijke recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden.

Als onze verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, hebt u het recht om uw toestemming op elk gewenst moment in te trekken. Uw intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking van gegevens die werd uitgevoerd voordat u uw toestemming introk. U kunt uw toestemming intrekken door ons een e-mail te sturen naar info@kwintz.nl.

In sommige omstandigheden kunnen deze rechten beperkt of voorwaardelijk zijn. Het hangt bijvoorbeeld van de specifieke omstandigheden van de verwerkingsactiviteit af of u in een bepaald geval al dan niet recht hebt op gegevenssportabiliteit.

7 Functionaris voor gegevensbescherming

Gezien de beperkte grootte van onze organisatie hebben wij geen specifieke functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Indien u vragen hieromtrent heeft kunt u zich richten tot peterkwinten@kwintz.nl.

8 Wijzigingen in deze policy

We behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen aan deze policy. De datum die wordt weergegeven aan het begin van deze Policy geeft aan wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt. Als we hierin wezenlijke wijzigingen aanbrengen, zullen we een kennisgeving doen via onze websites/webshops, of op een andere manier, om u de kans te geven de wijzigingen te beoordelen voordat ze van kracht worden. Als u bezwaar wiltt tegen deze wijzigingen, kunt u contact opnemen via info@kwintz.nl. Als u onze websites/webshops blijft gebruiken nadat we een kennisgeving hebben gestuurd of gepubliceerd over wijzigingen in de policy betekent dit dat u de bijgewerkte policy accepteert en hiermee instemt.

9 Contactgegevens en waar u vragen of klachten naartoe kunt sturen

Als u vragen of bezorgdheden hebt over onze policy, hoe wij uw persoonlijke informatie verwerken, of als u wenst dat wij uw persoonlijke informatie corrigeren, kunt u altijd contact met ons opnemen via: info@kwintz.nl